1.1. Problema de început
Scopul acestei comunicări este de a propune o reflecție
aupra schemei de ordonare a unui fond complex, cel al Comitetului Central al
Partidului Comunist Român (CC al PCR), deținut de Biroul de Arhive Contemporane
(BAC) al Arhivelor Naționale ale României (ANR)[1].
Necesitatățile practice de la care am pornit au fost
două:
1) Până în prezent nu a fost redactată o schemă de
ordonare a acestui fond, care să fie conformă cu Normele Tehnice ale ANR
(1996), ordonarea în părți structurale și subpărți structurale (substructuri)
făcându-se implicit (deși, în general, corect);
2) Introducerea descrierilor arhivistice în Sistemul
Informatic Integrat al Arhivelor Naționale (SIIAN) presupune o reorganizare a
informației care să fie conformă cu normele internaționale de descriere, și în
principal cu ISAD(G).
Vom reda, mai întâi, schema de ordonare a fondului
conform normelor naționale:
1.2. Observații
1.2.1. Cele trei mari niveluri de descriere (primele două
indicate, cel de-al treilea presupus) sunt: fondul, partea structurală și
unitatea arhivistică.
La rândul lor, acestea se subdivid: partea structurală în
subpărți și sub-subpărți structurale, iar unitatea arhivistică (dosarul) în
documente (piese).
1.2.2. Părțile structurale reprezintă axul central al
acestui mod de descriere, legătura lor cu fondul fiind reprezentată grafic
printr-o dispunere liniară.
1.2.3. La opt dintre părțile structurale indicate (cele
operative) există o substructură denumită ad-hoc
„Dosare-anexă“. Nu este locul aici de a
stabili dacă decizia de a o constitui a răspuns sau nu, în contextul în care a
fost luată, unei preocupări legitime (protejarea datelor cu caracter personal),
ci doar de a spune că ea nu a asigurat documentelor o descriere credibilă,
autentică, inteligibilă și accesibilă[2].
În același sens, în cadrul părții structurale „Relații
Externe“, subpartea structurală ordonată
conform criteriului alfabetic a fost divizată în două părți, corespunzătoare
celor două perioade istorice: Gheorghe Gheorghiu-Dej (1945-1964) și Nicolae
Ceauşescu (1965-1989). În mod identic, nu este locul aici de a stabili dacă
decizia respectivă a răspuns sau nu, în contextul în care a fost luată, unei
alte preocupări legitime (asigurarea accesului la documente în limita
termenului de prescripție), ci doar de a spune că ea a dus, ca și în cazul de
mai sus, la apariția unor grupări arbitrare de documente, care nu au respectat
voința creatorului[3].
2.1. Ce este ISAD(G)?
În continuare, vom prezenta documentul pentru necesitățile comunicării de
față.
Este vorba despre un set de norme internaționale de
descriere arhivistică, realizate sub egida Consiliului Internațional al
Arhivelor (ICA) în scopul uniformizării practicilor arhivistice la un nivel
minimal[4]. Din acest motiv, aceste norme pot fi folosite fie înpreună cu
normele naționale, fie pot fi luate ca bază pentru redactarea unor norme
naționale.
Descrierea presupune identificarea și completarea unui
număr de 26 de câmpuri (elemente), care sunt repartizate în șapte zone de
descriere. Dintre aceste câmpuri, doar șase sunt considerate esențiale pentru
schimbul internațional de informații.
În cele ce urmează ne vom concentra atenția, pornind de
la cazul nostru concret, asupra câmpului (elementului) „nivel de descriere“.
Modelul ierarhic ideal de tip ISAD(G) se găsește în Anexa
A-1 (p. 44), pe care o reproducem mai jos.
Acesta presupune patru mari niveluri de descriere:
fondul, subfondul, seria și dosarul. Observăm deci apariția unui nivel
intermediar între fond și serie, care este subfondul, o distincție inexistentă
la nivelul normelor naționale al căror ax principal îl reprezintă părțile
structurale.
Conform normelor internaționale, subfondul este definit
astfel:
„Subdiviziune organică a unui fond, care corespunde unei
subdiviziuni administrative a instituţiei sau organizaţiei creatoare ori, în
lipsa acesteia, unei grupări geografice, cronologice, funcţionale sau de alt tip a
documentelor. Atunci când creatorul are o structură ierarhică complexă, fiecare
subfond este divizat la rândul său, conform cu necesităţile, pentru a reda
nivelurile ierarhice corespondente.“
Pentru
comparație, la rândul ei, seria este definită după cum urmează:
„Parte organică a unui fond căreia îi corespunde un
ansamblu de documente grupate împreună întrucât sunt rezultatul aceleiaşi
activităţi sau pentru că indică aceleaşi atribuţii, acelaşi subiect ori au
aceeaşi formă.“
La nivelul acestor definiții nu ne putem da seama de
diferența dintre subfond și serie, prin urmare este nevoie de precizări
suplimentare. Termenul „subfond“ are o
utilizare frecventă în arhivistica nord-americană (iar nu anglo-saxonă), care,
tradus în terminologia arhivistică românească, este echivalent (cel mai
frecvent) cu „partea structurală“. Din
contră, în arhivistica europeană (și, în speță, franceză), „seria organică“ este echivalentă (cel mai frecvent) cu „partea
structurală“. Sugestiv pentru diferența
dintre cele două tipuri de experiențe arhivistice, la Cap. 3.1.4. Nivelul de descriere, ediția germană a ISAD(G) nici
măcar nu reține nivelul subfond (Teilbestand), situat între fond (Bestand) și serie (Serie / Aktengruppe), situație care cere o echivalare (aproape)
automată a „părții struturale“ cu seria[5].
Astfel, ISAD(G), care reprezintă o normă internațională,
conciliză cele două tipuri de experiențe arhivistice și aduce cu sine o
rafinare a nivelurilor ierarhice, în așa fel încât să permită înregistrarea
unui nivel subordonat fondului, dar superior seriei organice. Prin urmare,
echivalarea termenului „parte structurală“,
din terminologia arhivistică românească, se va face, cel mai ades, cu „seria“ (organică) din ISAD(G). Situația presupune și
excepții – este și cazul de față – care trebuie tratate cu mare atenție.
În consecință, vom înregistra și o modificare a
limbajului arhivistic, așa încât în nici un caz nu este de dorit o echivalare
automată a „părții structurale“ cu „seria“ ci, în funcție de situație, când cu aceasta,
când cu „subfondul“, chiar dacă prima
situație, dată fiind experiența arhivistică europeană (și în speță,
românească), are o frecvență mai ridicată.
La rândul lor, nivelurile subordonate fondului se pot
diviza (subfondurile în sub-subfonduri, seriile în subserii, iar dosarele în
piese). Aceste subdiviziuni trebuie să fie însă justificate și justificabile,
ele supunându-se acelui principiu numit „Briciul lui Ockham“: Pluralitas non est ponenda sine necessitate
(„Nu trebuie să distingem fără
necesitate“). În același timp, se produce o altă modificare de limbaj:
„unitatea arhivistică“ devine „dosar“, iar „documentul“
„piesă“ (documentul fiind definit, într-un
mod general, ca informația înregistrată pe un suport, prin urmare el nu se
reduce la un subnivel de descriere al fondului).
Totodată, nivelurile de descriere subordonate fondului
(subfondul și seria) pot fi legate în mod diferit de acesta, legăturile lor cu
fondul fiind reprezentate, din punct de vedere grafic, nu în mod liniar, ci
printr-o arborescență.
În fine, conform regulilor de descriere care merg de la
general la particular, se produce o regrupare și o reclasare a unora dintre
„părțile structurale“.
Prin urmare avem:
2.2. Observații
Iată deci ce a rezultat din această tranzlare a schemei de ordonare a
fondului, axată pe părți structurale, în ISAD(G):
2.2.1. Apariția subfondului Colegiul Central de Partid
(CCP). CCP a fost un organism (o instituție) distinctă „pe lângă“ CC al PCR[6], prin urmare este necesar ca
schema de ordonare să indice acest nivel ierarhic: nici fond separat
(documentele conținute fac parte din Fondul CC al PCR), nici serie organică
(precum documentele create și primite de secțiile operative ale CC).
2.2.2. În arhivistică deciziile nefericite luate cu
privire la documente sunt uneori foarte greu de revizuit (ceea ce în practică
înseamnă, de regulă, niciodată). Este și cazul sub-subseriilor „Gheorghe
Gheorghiu-Dej“ și „Nicolae Ceaușescu“, din cadrul seriei „Relații Externe“, subseria „Alfabetică“. În consecință, aceste sub-subserii vor fi
păstrate ca atare.
Pe de altă parte, subseria „Cronologică“ din cadrul seriilor „Cancelarie“, „Economică“,
„Agrară“, „Gospodărie“, „Propagandă și Agitație“, „Administrativ-Politică“ și „Organizatorică“
va dispărea, dat fiind că un criteriu de ordonare – cel cronologic (dar el ar
putea fi oricare altul) – este intrinsec seriei, prin urmare această
subdiviziune nu se justifică. Pe de altă parte, nu vom putea face decât să
păstrăm subseria „Cronologică“ din cadrul
seriilor „Relații Externe“ și „Cadre“, tocmai pentru a o distinge de subseria
„Alfabetică“.
În celași timp, vom elimina subseria „Dosare-anexă“ din cadrul seriilor „Cancelarie“, „Relații Externe“,
„Economică“, „Agrară“, „Gospodărie“,
„Propagandă și Agitație“,
„Administrativ-Politică“ și „Organizatorică“. Faptul este posibil dat fiind că dosarele au fost
cotate succesiv în cadrul seriilor respective, așa încât titulatura de
„Dosare-anexă“ va fi păstrată doar ca o
grupare intelectuală în interiorul lor. Prin urmare, și această subserie
artificială va dispărea.
2.2.3. Nivelurilor ierarhice subordonate fondului sunt
legate de acesta conform schemei stabilite: toate aceste legături pleacă din
fond, iar între nivelurile subfond și serie nu există o legătură directă. Pe de
altă parte, seriile care trimit la structurile operative ale CC sunt legate
împreună, pe când celelalte („Cabinete“ și
„Albume Foto“) sunt legate, fiecare,
separat.
2.2.4. Una dintre serii, „Gospodăria de Partid“, am redenumit-o concis „Gospodărie“, întrucât vechea denumire era redundantă, de
vreme ce contextul nu este altul decât al CC al PCR. Pe de altă parte, una
dintre sub-subserii nu era denumită, prin urmare a trebuit să o denumim, cu un
titlu sui generis dar banal,
„(Documente) Prelucrate la MApN“. Totodată,
unele dintre subserii – „Cabinetul 1“ și
„Cabinetul 2“ le-am redenumit „Nicolae
Ceaușescu“ și „Elena Ceaușescu“ pentru a le face inteligibile, informația cu
privire la maniera în care mai erau numite fiind alocată în câmpul (elementul)
„Note“ din ISAD(G).
2.2.5. În alte cazuri am procdat la o coborâre a
nivelului de descriere și la o regrupare a acestor unități. Este, mai întâi,
cazul subseriilor „Nicolae Ceaușescu“,
„Elena Ceaușescu“, „Ion Dincă“, „Naș Leon“,
„Silviu Curticeanu“ și „Lina Ciobanu“, reordonate în cadrul unei serii nou create
denumită „Cabinete“. Apoi, este cazul
subseriei „Probleme de Apărare“, care a
fost reordonată în cadrul seriei „Administrativ-Politică“. În fine, este cazul „Fișelor de control ale
membrilor PCR“, care au fost reordonate în
cadrul seriei „Cadre“.
3. Concluzii
3.1. Trecerea de la normele naționale la normele
internaționale aduce cu sine o revizuire a practicii noastre arhivistice.
3.2. Schimbările în practica arhivistică au, de asemenea,
un reflex teoretic, ilustrat prin schimbările în terminologia folosită.
3.3. Normele naționale nu sunt astfel substituite, ci
sunt repuse în discuție în unele puncte-cheie.
3.4. Rezultatul acestui mod de a proceda (detaliat, specific)
aduce cu sine o mai bună analiză intelectuală a documentelor de arhivă și, în
special, eliminarea confuziilor dintre nivelurile de descriere (subfond/serie,
serie/subserie), a asimilării acestora cu instrumentele de evidență/căutare
(inventarele) sau suprimarea subdiviziunilor nejustificate.
3.5. Dat fiind că prelucrarea arhivistică este avansată,
uneori nu mai putem reveni asupra repoziționării unor grupări de documente în
cadrul nivelurilor de descriere.
3.6. Descrierea la mai multe niveluri presupune, la
început, un anume travaliu intelectual și practic însă, odată ce a fost făcut,
nu mai este necesară o revenire asupra nivelurilor deja descrise (decât pentru
completarea unor informații), ceea ce are ca efect o raționalizare și o
simplificare a muncii arhivistice.
NOTE
[1] Mulțumesc colegilor Ioana Mihai, Bianca-Beatris
Pârvulescu, Claudiu Dincă și Cristi Neagu, care prin observațiile lor au
însoțit geneza acestui text.
[2] Pentru relatarea chestiunii a se vedea: http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/Inventar-Anexe-Organizatorica.pdf.
[3] Pentru relatarea chestiunii a se vedea: http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Radu/inventare%20grigo/unite%20externe%20alfabetic%20dej.pdf și http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Radu/inventare%20grigo/unite%20externe%20alfabetic%20ceausescu.PDF.
[4] Versiunea română se găsește la adresa: www.ica.org/download.php?id=1693.
[5] Cf. http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD%28G%29de.pdf, p.
31.
[6] Pentru prezentarea instituției și a documentelor
conținute de arhiva sa a se vedea: http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/inventar%20fond%20CCP.pdf. Și, pentru un studiu istoric mai detaliat, Mircea
Stănescu, Comisia de Control a PCR
(1945-1989). Prezentare de fond și istoric, „Arhiva Moldaviae“, III (2011), pp. 275-316 (de
asemenea la adresa: http://mircea-stanescu.blogspot.ro/2014/01/comisia-de-control-pcr-1945-1989.html).
București, 31 iulie
2014.
Publicată în: „Acta Bacoviensia“, Anuarul Arhivelor Naționale Bacău, Onești,
Editura Magic Print, 2015, pp. 607-614.
