FONDUL CC AL PCR, SCHEMA SA DE ORDONARE ȘI ISAD(G)

1.1. Problema de început
Scopul acestei comunicări este de a propune o reflecție aupra schemei de ordonare a unui fond complex, cel al Comitetului Central al Partidului Comunist Român (CC al PCR), deținut de Biroul de Arhive Contemporane (BAC) al Arhivelor Naționale ale României (ANR)[1].
Necesitatățile practice de la care am pornit au fost două:
1) Până în prezent nu a fost redactată o schemă de ordonare a acestui fond, care să fie conformă cu Normele Tehnice ale ANR (1996), ordonarea în părți structurale și subpărți structurale (substructuri) făcându-se implicit (deși, în general, corect);
2) Introducerea descrierilor arhivistice în Sistemul Informatic Integrat al Arhivelor Naționale (SIIAN) presupune o reorganizare a informației care să fie conformă cu normele internaționale de descriere, și în principal cu ISAD(G).
Vom reda, mai întâi, schema de ordonare a fondului conform normelor naționale:


1.2. Observații
1.2.1. Cele trei mari niveluri de descriere (primele două indicate, cel de-al treilea presupus) sunt: fondul, partea structurală și unitatea arhivistică.


La rândul lor, acestea se subdivid: partea structurală în subpărți și sub-subpărți structurale, iar unitatea arhivistică (dosarul) în documente (piese).
1.2.2. Părțile structurale reprezintă axul central al acestui mod de descriere, legătura lor cu fondul fiind reprezentată grafic printr-o dispunere liniară.
1.2.3. La opt dintre părțile structurale indicate (cele operative) există o substructură denumită ad-hoc „Dosare-anexă. Nu este locul aici de a stabili dacă decizia de a o constitui a răspuns sau nu, în contextul în care a fost luată, unei preocupări legitime (protejarea datelor cu caracter personal), ci doar de a spune că ea nu a asigurat documentelor o descriere credibilă, autentică, inteligibilă și accesibilă[2].
În același sens, în cadrul părții structurale „Relații Externe, subpartea structurală ordonată conform criteriului alfabetic a fost divizată în două părți, corespunzătoare celor două perioade istorice: Gheorghe Gheorghiu-Dej (1945-1964) și Nicolae Ceauşescu (1965-1989). În mod identic, nu este locul aici de a stabili dacă decizia respectivă a răspuns sau nu, în contextul în care a fost luată, unei alte preocupări legitime (asigurarea accesului la documente în limita termenului de prescripție), ci doar de a spune că ea a dus, ca și în cazul de mai sus, la apariția unor grupări arbitrare de documente, care nu au respectat voința creatorului[3].

2.1. Ce este ISAD(G)?
În continuare, vom prezenta documentul pentru necesitățile comunicării de față.
Este vorba despre un set de norme internaționale de descriere arhivistică, realizate sub egida Consiliului Internațional al Arhivelor (ICA) în scopul uniformizării practicilor arhivistice la un nivel minimal[4]. Din acest motiv, aceste norme pot fi folosite fie înpreună cu normele naționale, fie pot fi luate ca bază pentru redactarea unor norme naționale.
Descrierea presupune identificarea și completarea unui număr de 26 de câmpuri (elemente), care sunt repartizate în șapte zone de descriere. Dintre aceste câmpuri, doar șase sunt considerate esențiale pentru schimbul internațional de informații.
În cele ce urmează ne vom concentra atenția, pornind de la cazul nostru concret, asupra câmpului (elementului) „nivel de descriere.
Modelul ierarhic ideal de tip ISAD(G) se găsește în Anexa A-1 (p. 44), pe care o reproducem mai jos.


Acesta presupune patru mari niveluri de descriere: fondul, subfondul, seria și dosarul. Observăm deci apariția unui nivel intermediar între fond și serie, care este subfondul, o distincție inexistentă la nivelul normelor naționale al căror ax principal îl reprezintă părțile structurale.
Conform normelor internaționale, subfondul este definit astfel:
„Subdiviziune organică a unui fond, care corespunde unei subdiviziuni administrative a instituţiei sau organizaţiei creatoare ori, în lipsa acesteia, unei grupări geografice, cronologice, funcţionale sau de alt tip a documentelor. Atunci când creatorul are o structură ierarhică complexă, fiecare subfond este divizat la rândul său, conform cu necesităţile, pentru a reda nivelurile ierarhice corespondente.
Pentru comparație, la rândul ei, seria este definită după cum urmează:
Parte organică a unui fond căreia îi corespunde un ansamblu de documente grupate împreună întrucât sunt rezultatul aceleiaşi activităţi sau pentru că indică aceleaşi atribuţii, acelaşi subiect ori au aceeaşi formă.
La nivelul acestor definiții nu ne putem da seama de diferența dintre subfond și serie, prin urmare este nevoie de precizări suplimentare. Termenul „subfond are o utilizare frecventă în arhivistica nord-americană (iar nu anglo-saxonă), care, tradus în terminologia arhivistică românească, este echivalent (cel mai frecvent) cu „partea structurală. Din contră, în arhivistica europeană (și, în speță, franceză), „seria organică este echivalentă (cel mai frecvent) cu „partea structurală. Sugestiv pentru diferența dintre cele două tipuri de experiențe arhivistice, la Cap. 3.1.4. Nivelul de descriere, ediția germană a ISAD(G) nici măcar nu reține nivelul subfond (Teilbestand), situat între fond (Bestand) și serie (Serie / Aktengruppe), situație care cere o echivalare (aproape) automată a „părții struturale cu seria[5].
Astfel, ISAD(G), care reprezintă o normă internațională, conciliză cele două tipuri de experiențe arhivistice și aduce cu sine o rafinare a nivelurilor ierarhice, în așa fel încât să permită înregistrarea unui nivel subordonat fondului, dar superior seriei organice. Prin urmare, echivalarea termenului „parte structurală, din terminologia arhivistică românească, se va face, cel mai ades, cu „seria (organică) din ISAD(G). Situația presupune și excepții – este și cazul de față – care trebuie tratate cu mare atenție.
În consecință, vom înregistra și o modificare a limbajului arhivistic, așa încât în nici un caz nu este de dorit o echivalare automată a „părții structurale cu „seria ci, în funcție de situație, când cu aceasta, când cu „subfondul, chiar dacă prima situație, dată fiind experiența arhivistică europeană (și în speță, românească), are o frecvență mai ridicată.
La rândul lor, nivelurile subordonate fondului se pot diviza (subfondurile în sub-subfonduri, seriile în subserii, iar dosarele în piese). Aceste subdiviziuni trebuie să fie însă justificate și justificabile, ele supunându-se acelui principiu numit „Briciul lui Ockham: Pluralitas non est ponenda sine necessitate („Nu trebuie să distingem fără necesitate). În același timp, se produce o altă modificare de limbaj: „unitatea arhivistică devine „dosar, iar „documentul „piesă (documentul fiind definit, într-un mod general, ca informația înregistrată pe un suport, prin urmare el nu se reduce la un subnivel de descriere al fondului).
Totodată, nivelurile de descriere subordonate fondului (subfondul și seria) pot fi legate în mod diferit de acesta, legăturile lor cu fondul fiind reprezentate, din punct de vedere grafic, nu în mod liniar, ci printr-o arborescență.
În fine, conform regulilor de descriere care merg de la general la particular, se produce o regrupare și o reclasare a unora dintre „părțile structurale.
Prin urmare avem:


2.2. Observații
Iată deci ce a rezultat din această tranzlare a schemei de ordonare a fondului, axată pe părți structurale, în ISAD(G):
2.2.1. Apariția subfondului Colegiul Central de Partid (CCP). CCP a fost un organism (o instituție) distinctă „pe lângă CC al PCR[6], prin urmare este necesar ca schema de ordonare să indice acest nivel ierarhic: nici fond separat (documentele conținute fac parte din Fondul CC al PCR), nici serie organică (precum documentele create și primite de secțiile operative ale CC).
2.2.2. În arhivistică deciziile nefericite luate cu privire la documente sunt uneori foarte greu de revizuit (ceea ce în practică înseamnă, de regulă, niciodată). Este și cazul sub-subseriilor „Gheorghe Gheorghiu-Dej și „Nicolae Ceaușescu, din cadrul seriei „Relații Externe, subseria „Alfabetică. În consecință, aceste sub-subserii vor fi păstrate ca atare.
Pe de altă parte, subseria „Cronologică din cadrul seriilor „Cancelarie, „Economică, „Agrară, „Gospodărie, „Propagandă și Agitație, „Administrativ-Politică și „Organizatorică va dispărea, dat fiind că un criteriu de ordonare – cel cronologic (dar el ar putea fi oricare altul) – este intrinsec seriei, prin urmare această subdiviziune nu se justifică. Pe de altă parte, nu vom putea face decât să păstrăm subseria „Cronologică din cadrul seriilor „Relații Externe și „Cadre, tocmai pentru a o distinge de subseria „Alfabetică.
În celași timp, vom elimina subseria „Dosare-anexă din cadrul seriilor „Cancelarie, „Relații Externe, „Economică, „Agrară, „Gospodărie, „Propagandă și Agitație, „Administrativ-Politică și „Organizatorică. Faptul este posibil dat fiind că dosarele au fost cotate succesiv în cadrul seriilor respective, așa încât titulatura de „Dosare-anexă va fi păstrată doar ca o grupare intelectuală în interiorul lor. Prin urmare, și această subserie artificială va dispărea.
2.2.3. Nivelurilor ierarhice subordonate fondului sunt legate de acesta conform schemei stabilite: toate aceste legături pleacă din fond, iar între nivelurile subfond și serie nu există o legătură directă. Pe de altă parte, seriile care trimit la structurile operative ale CC sunt legate împreună, pe când celelalte („Cabinete și „Albume Foto) sunt legate, fiecare, separat.
2.2.4. Una dintre serii, „Gospodăria de Partid, am redenumit-o concis „Gospodărie, întrucât vechea denumire era redundantă, de vreme ce contextul nu este altul decât al CC al PCR. Pe de altă parte, una dintre sub-subserii nu era denumită, prin urmare a trebuit să o denumim, cu un titlu sui generis dar banal, „(Documente) Prelucrate la MApN. Totodată, unele dintre subserii – „Cabinetul 1 și „Cabinetul 2 le-am redenumit „Nicolae Ceaușescu și „Elena Ceaușescu pentru a le face inteligibile, informația cu privire la maniera în care mai erau numite fiind alocată în câmpul (elementul) „Note din ISAD(G).
2.2.5. În alte cazuri am procdat la o coborâre a nivelului de descriere și la o regrupare a acestor unități. Este, mai întâi, cazul subseriilor „Nicolae Ceaușescu, „Elena Ceaușescu, „Ion Dincă, „Naș Leon, „Silviu Curticeanu și „Lina Ciobanu, reordonate în cadrul unei serii nou create denumită „Cabinete. Apoi, este cazul subseriei „Probleme de Apărare, care a fost reordonată în cadrul seriei „Administrativ-Politică. În fine, este cazul „Fișelor de control ale membrilor PCR, care au fost reordonate în cadrul seriei „Cadre.

3. Concluzii
3.1. Trecerea de la normele naționale la normele internaționale aduce cu sine o revizuire a practicii noastre arhivistice.
3.2. Schimbările în practica arhivistică au, de asemenea, un reflex teoretic, ilustrat prin schimbările în terminologia folosită.
3.3. Normele naționale nu sunt astfel substituite, ci sunt repuse în discuție în unele puncte-cheie.
3.4. Rezultatul acestui mod de a proceda (detaliat, specific) aduce cu sine o mai bună analiză intelectuală a documentelor de arhivă și, în special, eliminarea confuziilor dintre nivelurile de descriere (subfond/serie, serie/subserie), a asimilării acestora cu instrumentele de evidență/căutare (inventarele) sau suprimarea subdiviziunilor nejustificate.
3.5. Dat fiind că prelucrarea arhivistică este avansată, uneori nu mai putem reveni asupra repoziționării unor grupări de documente în cadrul nivelurilor de descriere.
3.6. Descrierea la mai multe niveluri presupune, la început, un anume travaliu intelectual și practic însă, odată ce a fost făcut, nu mai este necesară o revenire asupra nivelurilor deja descrise (decât pentru completarea unor informații), ceea ce are ca efect o raționalizare și o simplificare a muncii arhivistice.

NOTE
[1] Mulțumesc colegilor Ioana Mihai, Bianca-Beatris Pârvulescu, Claudiu Dincă și Cristi Neagu, care prin observațiile lor au însoțit geneza acestui text.



[4] Versiunea română se găsește la adresa: www.ica.org/download.php?id=1693.


[6] Pentru prezentarea instituției și a documentelor conținute de arhiva sa a se vedea: http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/inventar%20fond%20CCP.pdf. Și, pentru un studiu istoric mai detaliat, Mircea Stănescu, Comisia de Control a PCR (1945-1989). Prezentare de fond și istoric, „Arhiva Moldaviae, III (2011), pp. 275-316 (de asemenea la adresa: http://mircea-stanescu.blogspot.ro/2014/01/comisia-de-control-pcr-1945-1989.html).

București, 31 iulie 2014.

Publicată în: „Acta Bacoviensia, Anuarul Arhivelor Naționale Bacău, Onești, Editura Magic Print, 2015, pp. 607-614.